...
dokNET
Iratkezelés - egyszerűen

Áttekintés

 avagy hogyan tegyünk rendet az irattengerben könnyen és egyszerűen

Minden cég életében elérkezik az idő, amikor a normális ügymenet során felhalmozódó iratok mennyisége és fontossága már célszerűtlenné teszi a hagyományos papíros alapú iratkezelést. Még ha el is tekintünk az iratok elkallódásának problémájától, a visszakeresés időigényessége és az ügyvitelre rakódó felesleges adminisztráció jelentős többletmunkát ró a szervezetre. És akkor még nem beszéltünk a bizalmas iratok védelméről, a mobil elérésről, vagy akár a több telephelyes működésben rejlő gondokról. Mindezek azonban orvosolhatók a dokNET bevezetésével.

A dokNET dokumentumkezelő rendszer teljes körű megoldást nyújt a társaságoknál, intézményeknél felmerülő irat- és dokumentumkezelési illetve ügyviteli problémákra. Az egyszerű iktatástól a komplex folyamatvezérelt ügyvitelig a dokNET minden területen fejlett megoldásokat kínál az irodai munka könnyebbé, gyorsabbá és biztonságosabbá tételére.

 

Teljes körű iratkezelés

Nincs több elkallódó irat, vége a felesleges iktatókönyv-böngészésnek! A dokNETben tárolt iratokat néhány gombnyomással előkereshetjük, megtaláljuk az előzményeket, vagy akár végigkövethetjük az ügy történetét. A beszkennelt iratok képét akár újra is nyomtathatjuk, míg a csatolt elektronikus dokumentumokból új verziókat hozhatunk létre. Nincs szükség a papírra; az ügyet a rendszeren belül továbbadhatjuk az ügyintézőjének, felügyelve az általa végzett munkát és a határidőket. Az elektronikus irattár(ak)ban gyűlő iratok a szerver biztonságában vannak, azokhoz pedig csak azok férnek hozzá, akiknek erre engedélyt adtunk. Az érkeztetett/iktatott iratokat csoportosíthatjuk, azokhoz kiegészítő (ún. meta-) adatokat rendelhetünk a későbbi keresések megkönnyítésére. Mindez egyszerűen, minimális hibalehetőségek mellett.

Ha úgy tűnik, hogy ez feleslegesen bonyolult, akkor a dokNET rendszeradminisztrátorok által beállítható működési paraméterein keresztül egyszerűsíthetjük a folyamatot, kizárólag a cég számára legfontosabb információkra koncentrálva a rendszer.

 

Interaktív webes felület

A dokNET fejlesztése során nagy hangsúlyt fektettünk az egyszerűségre. Ezért rendszerünket böngésző alapú kezelőfelülettel láttuk el. Ennek révén nincs szükség a dokNET gépenkénti telepítésére; elengedő, ha a szerveren elvégezzük azt. Ezután minden felhasználó a gépének böngészőjével érheti el a programot, amelynek kezelőfelületéről az internet használat során jól ismert vezérlőelemekkel találkozhatnak.

 

Stabil technológiai háttér

A dokNET Microsoft Windows operációs rendszereken működik. A rendszer háttérében Microsoft adatbázis kezelőt és alkalmazás szervert használunk, amelyek fejlett technológiája biztosítja azt, hogy az ön adatai, dokumentumai a lehető legnagyobb biztonságban legyenek. A felhasználók bármilyen korszerű böngészővel elérhetik a rendszert, legyen az Internet Explorer, Firefox, Chrome vagy akár Safari. Mindezek miatt a dokNET felhasználható akár táblagépről is, lehetővé téve az ellenőrzött távoli dokumentum elérését.

 

Vezérlőpult

A hagyományos (iktató)programokkal ellentétben a dokNET legfontosabb funkcióit nem (csak) a menük mélyéről lehet előhívni, hanem rögtön a belépés után megjelenő nyitóoldalon – a vezérlőpulton – is megjelenhetnek. Így egyszerre láthatóvá válnak a felhasználó szempontjából lényeges információk. Nem kell menükben belépve utánanéznie senkinek, hogy milyen üzenetek érkeztek, vagy milyen feladatokat osztottak ki a számára. A vezetők egyszerre láthatják a fontos kimutatásokat, és céges híreket tehetnek közzé.  Sőt akár még a fontosabb internetes hírforrások hírösszefoglalói is megjelenhetnek, teljesen automatikusan. Ráadásul a vezérlőpult felhasználónként átrendezhető, és testre szabható, hogy mely ablakok jelenjenek meg rajta.

 

Dokumentum időgép

A dokNET minden tevékenységről és módosításról tételes naplókat vezet. Az időgép nézeten keresztül mindezek az események vizuálisan is megjeleníthetők. Ennek segítségével egyszerűvé válik a módosítások időbeli nyomkövetése. A naplók végtelen táblázatainak böngészése helyett egyszerűen, szinte ránézésre meg tudjuk majd mondani, hogy ki, mikor és mit változtatott az ügy adatain, állapotán.

 

Grafikus kimutatások

Ki ne szeretné a vállalata ügyeit a végtelen adatsorok helyett grafikusan áttekinteni? Nem csak egyszerűbb, és áttekinthetőbb, de néha egy grafikonon olyan trendek is megfigyelhetők, amelyek csak hosszadalmas elemzéssel lennének kimutathatók a nyers adatokból. Ezért a dokNET a benne tárolt információkat grafikus formában igyekszik összesíteni. Ráadásul minden ilyen diagramunk egyszerű kattintásokkal leszűkíthető a kívánt tartományra, így még az adatelemzés fáradságos munkáját is megspórolhatjuk.

 

Mobil felület

A dokNET leggyakrabban használt funkcióit elérhetjük a rendszer mobil felületéről is, amely egyaránt használható Android vagy iOS alapú eszközökről is. A mobil kliensen keresztül végrehajthatók a jóváhagyási lépések, vagy akár út közben hozzáférhetünk a rendszer dokumentumtárában őrzött dokumentumokhoz.

 

Szkennelő-archiváló kliens

Az archiválás/szkennelés felgyorsításához a dokNET-et elláttuk egy kliensprogrammal, amelyben elvégezhetjük a szkennelt iratok összeállítását, szerkesztését, és megadhatjuk a leggyakrabban előforduló érkeztetési vagy iktatási adatokat. Ezzel a megoldással olyan egyszerűen kezelhető érkeztető-archiváló állomás(oka)t építhetünk ki, amellyel nagy iratforgalom esetén is könnyen és egyszerűen betölthetjük a rendszerbe az dokumentumokat.

 

Egyszerű feladatkezelés

A dokNET-ben feladatokat hozhatunk létre az egyes iratokhoz, ügyekhez, de akár ezektől függetlenül is kioszthatunk munkákat. A feladatok kezelésére a dokNET Kanban-táblához hasonló rendezőfelületet tartalmaz, amely révén könnyen átláthatóvá válnak az egyes kiosztott munkák, átlátható lesz ezek állapota. A feladatok elvállalása, kezelése a kártyák húzásával megoldható, így minimális felhasználói műveletekkel kézben tarthatóak lesznek a tevékenységeink.

 

Csoportmunka támogatás

A dokNET fejlesztése során elsődleges fontosságot rendeltünk a csoportmunka minél teljesebb támogatására és az interaktivitásra. A rendszerünket elláttuk belső üzenetkezelő megoldással és egy beépített csevegő megoldással, amely a felhasználók egymás közötti kommunikációját hivatott segíteni. Az egyes eseményekre, dokumentum műveletekre ikonok, beúszó üzenetek figyelmeztetnek, segítve, de nem megszakítva a napi munkát.

 

Automatizált iratkezelés

A dokNET könyvtárakhoz rendelhető szabálymotorja révén olyan nagy teljesítményű archiváló megoldáshoz jutunk, amelyben szinte felhasználói interakció nélkül képesek leszünk iratokat érkeztetni vagy éppen iktatni mindössze azzal, hogy behelyezzük a digitalizált állományt egy könyvtárba. A figyelt könyvtárakhoz rendelt profilok révén az iratokhoz akár feladatokat is definiálhatunk.

 

Rövid bevezetési időszak

Mivel a dokNET a mindennapi internetezés során használt technológiák révén működik, és megoldásaiban, felületében is azokat idézi, ezért tapasztalataink szerint az új felhasználói is gyorsan elsajátítják a használatát. A bevezetésnél elvégzendő, igény szerint szakértőink által is segített paraméterezést követően a rendszer gyorsan beilleszkedik a cég ügyvitelébe. A helyzetérzékeny „help”-rendszer, és az általunk biztosított video anyagok révén akkor is kéznél van a segítség, ha éppen elakadnánk egy bonyolultabb ügynél. Néhány hónap alatt azonban szinte mindenki készség szinten elsajátítja a használatát, amely olyan természetes válik, mint az internetes levelek elolvasása vagy egy weboldal felkeresése.

 

Tanúsítvány

A dokNET kibővített tanúsítvánnyal rendelkezik, amely bizonyítja rendszerünk megfelelősségét a vonatkozó magyar jogszabályoknak.

 

Kiegészítő modulok

Azért, hogy a rendszer ne zúdítson felesleges terheket a kisebb felhasználóira se, egyes funkcióit kiegészítő modulokba szerveztük. Ezek révén olyan fejlett, de széles körűen csak ritkábban alkalmazott megoldásokat is integrálhatunk, mint az optikai karakterfelismerés vagy a vonalkódos iratazonosítás. Moduljaink között találunk titkosított adatkezelésre vagy éppen elektronikus aláírásra való kiegészítéseket, de segítségükkel lehetővé válhat a bejövő email-ek automatikus érkeztetése/iktatása, megoldást kínálhatnak a számlák kezelésére, vagy éppen a munkaidő-elszámolási alrendszert építhetnek a dokNET-be.

 

Letölthető és online demo

Bár hosszan lehetne még sorolni a dokNET előnyeit és szolgáltatásait, de hiszünk abban, hogy minden szónál többet jelent egy élő rendszer kipróbálása. Ezért egy online  elérhető, teljes funkcionalitású rendszert kínálunk kipróbálásra. Ezek révén ön személyesen is megtapasztalhatja a dokNET felhasználói élményét. Mindezek mellett video prezentációinkban szakértőink részletesen bemutatják a dokNET működését.

 

Próbálja ki rendszerünket, és ha elnyerte a tetszését, vegye fel velünk a kapcsolatot még ma!

Printnet